Un événement réussi, c’est la garantie de développer ses relations de travail comme ses relations humaines. C’est la clé pour faire grandir une entreprise. Que ce soit une réunion d’affaires, un atelier, une conférence ou tout autre événement professionnel, notre espace de coworking offre un cadre moderne et stimulant pour accueillir vos invités. Dans cet article, nous vous présenterons quelques conseils pratiques pour réaliser un événement mémorable qui laissera une impression positive sur tous les participants.
Etape 1 : Définir les objectifs de l’évènement
Tout d’abord, il faut veiller à bien définir les objectifs de votre évènement, afin de bien se préparer. On peut trouver 3 objectifs principaux.
1) Développer des compétences
Un événement axé sur le développement des compétences peut être une formation – par vous ou par un professionnel indépendant, un séminaire ou une présentation de services et de produits à vos collaborateurs. Dans ce type d’évènement, l’objectif est double. Il faut faire en sorte de capter l’attention des participants et leur apporter les connaissances qu’ils sont venus chercher.
2) Renforcer les liens
Que ce soit pour dans le cadre d’une réunion business, d’un atelier de team building, d’un petit déjeuner à thème, ou d’un pot de départ, l’objectif principal sera de renforcer les relations entre les participants. Il faudra donc mettre en œuvre un évènement construit autour du partage.
3) Recruter
Si vous cherchez à recruter, le speed-dating est une très bonne solution. En effet, avoir plusieurs point de vue sur un même candidat est un très bon moyen de trouver la perle rare. De plus, le recrutement se passant dans un environnement neutre, vous verrez plus en profondeur la personnalité des candidats, vous donnant ainsi les outils pour faire les bonnes sélections.
Etape 2 : Réfléchir à l’aménagement de l’espace
Il faut ensuite définir dans quelle disposition les tables, paperboard et hôte seront mises, pour être le plus possible en accord avec l’objectif précédemment défini.
La disposition des tables
Table en U
La disposition en U favorise l’interaction. Cette disposition permet à tous les participants de se faire face et cela favorise ainsi les échanges et les discussions plus conviviales. Les participants profiteront également d’une meilleure visibilité, chaque participant a une vue dégagée sur l’hôte, ce qui est idéal pour les présentations ou les ateliers.
Table en O
Avec les tables disposées en cercle, chaque participant est placé sur un pied d’égalité et a une visibilité claire de tous les autres participants. Cela favorise les échanges équitables et facilite la participation de tous. La disposition en cercle peut être adaptée à différents types d’événements, qu’il s’agisse de réunions, de séminaires interactifs ou de sessions de formation.
Tables en îlots
Les tables en îlots sont une disposition populaire lors d’événements de coworking en raison de leur capacité à favoriser la collaboration, les interactions de groupe et les échanges d’idées. Cette configuration consiste à placer des tables rondes ou carrées de petite taille dans différents coins de la salle, créant ainsi des « îlots » de travail indépendants. Chaque îlot peut accueillir un petit groupe de participants, permettant ainsi des discussions plus intimes et plus ciblées. L’hôte pourra se déplacer entre les îlots et avoir une relation plus intime avec les participants.
Tables en rang d’école
L’emplacement du ou des speakers et du paperboard
En face des invités
Dans une configuration en U, l’hôte peut se mettre en face des invités afin que tout le monde puisse le voir et interagir avec. Mettre le paperboard à côté de lui permettra de captiver l’attention des participants d’avantage.
Au milieu des invités
Dans une configuration en O, en étant assis avec les invités, l’hôte envoie un message d’ouverture et d’accessibilité. Cela permet de créer une atmosphère plus conviviale et détendue, ce qui encourage les participants à se sentir à l’aise et à s’engager davantage dans les discussions et les activités.
Electron libre
Dans une configuration en îlots, en étant mobile et libre de se déplacer parmi les îlots de tables, l’hôte peut circuler facilement d’un groupe à l’autre. Cela facilite les interactions directes avec les participants et permet à l’hôte d’offrir un soutien individuel à ceux qui en ont besoin. Lorsque l’hôte se positionne en électron libre, cela créer une atmosphère plus décontractée. Les participants se sentiront plus à l’aise d’engager des conversations avec l’hôte, et ainsi avoir des échanges plus authentiques et approfondis.
L’espace déjeuner collation
Devant la porte d’entrée
Mettre l’espace déjeuner près de l’entrée peut servir de point de rencontre pour les participants qui souhaitent rencontrer de nouvelles personnes dès leur arrivée. De plus cela permettra également aux nouveaux arrivants de se familiariser rapidement avec l’environnement de l’évènement. Il est également un bon choix si vous avez prévu des moments épuisant pour vos participants, car cela permet de créer une véritable pause dans leur journée.
A côté de l’espace principal de l’évènement
Placer l’espace déjeuner à côté de l’espace principal de l’événement permet aux participants de se restaurer rapidement sans quitter l’ambiance de l’événement. Cela encourage une pause détendue et pratique sans trop s’éloigner des activités en cours. Les participants sont également plus susceptibles de se rencontrer pendant la pause déjeuner, ce qui peut favoriser le réseautage et renforcer le sentiment de communauté entre les participants.
Dans la salle principale
En gardant l’espace déjeuner dans le cœur de l’évènement, les candidats seront plus susceptible de discuter tout en mangeant. En faisant cela, vos invités seront plus détendus, c’est une disposition adaptée aux échanges plus libres.
Etape 3 : Définir une date
Les choses à éviter
Voilà, vous avez tout prévu, seulement maintenant il faut prendre une décision très importante au bon déroulement de l’évènement, la date de celui-ci. On retrouve 3 moments où vous devez éviter d’organiser votre projet.
Ne pas définir une date sur une période de vacances scolaires ou les jours de pont
En effet, beaucoup de vos collaborateurs ont des enfants, et par définition, des obligations.
Eviter les mercredis après-midi
Eviter les vendredi
Nos conseils
Se laisser le temps de communiquer
Privilégier des moments de disponibilités pour votre audience
Consulter le planning de disponibilité de la salle
Etape 4 : Inviter les participants
Par les réseaux sociaux
Evenement LinkedIn
Evenement Facebook
Via une invitation numérique
Via un formulaire d’inscription Google
Par Mail
Version Papier
Carte d’invitation
Affiche
Dépliant
Nos Recommandations
Pour une réunion d’affaire ou de réseautage
Avec les équipement de notre espace, vous pourrez vous adapter à la situation, par exemple :
Pour les réunions d’affaires, privilégiez une configuration qui encourage la communication et la discussion entre les participants. Voici une disposition recommandée :
- Table en forme de U : Disposez les tables en formant un U ou un arc de cercle pour que tous les participants puissent se voir facilement. Placez les chaises à l’extérieur de la forme créée pour permettre une interaction plus fluide.
- Installer le paperboard au bout du U, afin qu’il soit visible pour tout les participants.
- Placer une table sur un coté extérieur du U avec la machine à café et les infusions mises à disposition
Pour une formation
Les ateliers sont souvent plus interactifs et impliquent des activités de groupe. Voici une configuration appropriée :
- Tables en îlots : Disposez les tables en îlots ou en petits groupes pour que les participants puissent collaborer plus facilement. Cela permet de faciliter les activités de groupe et les discussions.
- Espace central : Laissez un espace ouvert au centre de la salle pour que l’animateur puisse se déplacer et interagir avec tous les groupes.
- Paperboard : Installez le paperboard pour permettre aux participants de partager leurs idées ou de travailler ensemble de manière visuelle.